Hier finden Sie einen Überblick über die Verwaltungsleistungen unterschiedlicher Behörden mit Erläuterungen zu den jeweiligen Verfahren und Zuständigkeiten.
Beglaubigung von ausländischen öffentlichen Urkunden zur Verwendung in Deutschland beantragen
Es gibt zwei Arten der Beglaubigung, die Legalisation und die Apostille.
Legalisation der deutschen Botschaft oder des Konsulats
Bei einer Legalisation muss die zuständige Behörde des jeweiligen Staates die dort ausgestellte Urkunde vorbeglaubigen.
Im Anschluss daran legalisiert dann die zuständige deutsche Botschaft oder das Konsulat die Urkunde und bestätigt damit ihre Echtheit. Erst dann kann die Urkunde bei der deutschen Stelle vorgelegt werden.
Apostille der jeweils zuständigen ausländischen Behörde
Die Apostille ersetzt die sonst erforderliche Legalisation in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.
Die Apostille wird von einer dazu bestimmten Behörde des Staates erteilt, durch den die Urkunde ausgestellt worden ist.
Mit der Apostille wird die Urkunde in Deutschland anerkannt.
Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung ist nicht notwendig.
Voraussetzungen
Sie möchten eine öffentliche Urkunde beglaubigen lassen.
Das sind beispielsweise
- gerichtliche und notarielle Urkunden,
- Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltung,
- Personenstandsurkunden wie zum Beispiel Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Eheurkunden
Hinweis: Die zuständige Stelle bestimmt die Form, in der Sie die Urkunden vorlegen müssen.
Für genaue Informationen wenden Sie sich an die jeweilige Behörde.
Verfahrensablauf
Bei der zuständigen Stelle erfahren Sie, in welcher Form die Beglaubigung Ihrer Urkunde vorgenommen wird und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Beispielsweise kommt eine Legalisation in Betracht, die eine Vorbeglaubigung, eventuell auch eine Endbeglaubigung der Urkunde durch die zuständige ausländische Behörde erforderlich macht.
Wenden Sie sich an die jeweilige ausländische Behörde, wenn Sie eine Apostille benötigen.
Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen und die Beurkundung vornehmen lassen.
Einige Stellen erlauben auch eine Zusendung mit der Post.
Nur in besonderen Ausnahmefällen kann die zuständige Stelle die Beglaubigung für Sie als Inhaber oder UrkundeninInhaberin der Urkunde einholen.
Für Angehörige des betreffenden ausländischen Staates darf sie nach internationalen Grundsätzen nicht tätig werden.
Tipp: Nähere Auskünfte zum Verfahren erhalten Sie bei der zuständigen Stelle, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist.
Beachten Sie, dass es in manchen Staaten keine deutsche Botschaft gibt.
Den entsprechenden Amtsbezirk betreut dann eine deutsche Botschaft im Nachbarstaat.
Fristen
sind bei den Behörden zu erfragen, bei denen die Urkunden vorgelegt werden müssen.
Unterlagen
- Originalurkunde
- eventuell Vor- oder Endbeglaubigung des Ausstellerstaates
- Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Nachweises Ihrer Identität, wenn Sie den Antrag schriftlich stellen oder Sie sich vertreten lassen
Kosten
- Apostille: Gebühren und Auslagen nach dem Recht des jeweiligen ausländischen Staates
Bearbeitungsdauer
Bei der Einholung der Apostille bei den zuständigen ausländischen Behörden müssen Sie teilweise mit langen Wartezeiten rechnen.
Sonstiges
Einigen Auslandsvertretungen fehlt aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Land die Möglichkeit, Urkunden ausreichend überprüfen zu können.
Die im Ausland tätigen deutschen Konsulate können im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden im Einzelfall eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen.
Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Länder benötigen, beispielsweise etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Anlegung eines Familienbuchs, können eine solche Überprüfung verlangen.
Die Kosten müssen Sie bezahlen.
Im Bereich des Personenstandswesens bestehen völkerrechtliche Verträge zwischen Deutschland und anderen Staaten (Bilaterale völkerrechtliche Verträge).
Darin ist vereinbart, dass zwischen den Staaten bestimmte Urkunden nicht legalisiert oder nur zwischenbeglaubigt werden müssen.
Zuständigkeit
- für die Legalisation
Die Legalisation wird von der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat im jeweiligen Land vorgenommen. Diese Stellen sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren. - für die Apostille
Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die Apostille erteilen.
Hinweis: Die Anschrift der jeweils zuständigen Apostille-Behörde kann Ihnen üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt.
Andernfalls wenden Sie sich an die Verwaltung des Bezirks, in dem die Urkunde ausgestellt worden ist oder an die örtliche deutsche Auslandsvertretung.
Diese verfügt meist über ein Merkblatt, in dem die Anschriften der Apostille-Behörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind.
Vertiefende Informationen
Freigabevermerk
02.04.2024 Regierungspräsidium Stuttgart