Hier finden Sie einen Überblick über die Verwaltungsleistungen unterschiedlicher Behörden mit Erläuterungen zu den jeweiligen Verfahren und Zuständigkeiten.
Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negative amtlich beglaubigen lassen
Mit der amtlichen Beglaubigung bestätigt die Behörde, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Kopien können sein:
- Abschriften
- Ablichtungen
- Vervielfältigungen
- Negative
Die zuständige Stelle beglaubigt die Kopie durch einen Beglaubigungsvermerk. Dieser muss folgende Angaben enthalten:
- genaue Bezeichnung des Originals, dessen Kopie beglaubigt wird
- Feststellung, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt
- Ort und Tag der Beglaubigung
- Dienstsiegel und Unterschrift der beglaubigenden Person und
- wenn das Original nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist:
Hinweis, dass die beglaubigte Kopie nur bei der Behörde vorgelegt werden darf, für die sie beantragt ist
Hinweis: Zusätzliche Feststellungen enthalten Ausdrucke von elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. In diesem Fall werden die Unterschrift des oder der Bediensteten und das Dienstsiegel durch eine qualifizierte Signatur ersetzt.
In erster Linie beglaubigen Stellen Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. beglaubigt die Schule eine Kopie des von ihr ausgestellten Schulzeugnisses). Ihre Wohnortgemeinde kann behördliche Schriftstücke oder Abschriften beglaubigen, die Sie einer anderen deutschen Behörde vorlegen müssen.
Achtung: Zwischen beglaubigten Kopien und der Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens ist zu unterscheiden. Mit der Beglaubigung einer Unterschrift wird bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat (z.B. Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist).
Voraussetzungen
Sie möchten Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen oder Negative amtlich beglaubigen lassen.
Verfahrensablauf
Legen Sie bei der zuständigen Stelle das Originalschriftstück und die entsprechende Anzahl Kopien vor. Diese Kopien werden dann von der zuständigen Stelle mit dem Original verglichen. Stimmen die Dokumente überein, wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht.
Hinweis: Nur in wenigen Fällen macht die zuständige Stelle selbst die Kopie(n). Diese müssen Sie zusätzlich zur anfallenden Gebühr bezahlen.
Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen oder eine Vertretung schicken. Der vertretenden Person müssen Sie eine schriftliche Vollmacht erteilen. Im Einzelfall kann die Urkunde mit der Post an die zuständige Stelle zugesandt werden.
Unterlagen
- Personalausweis oder Reisepass
- die Urschrift (Originalschriftstück)
- die ihr entsprechende zu beglaubigende Kopie
Kosten
- Gebühren der Behörden: nach Gebührensatzung der jeweiligen Gemeinde
- Notargebühren: nach Gerichts- und Notarkostengesetz
Sonstiges
Personenstandsurkunden können Sie nicht beglaubigen lassen. Näheres dazu finden Sie in den Verfahren zum Thema, zum Beispiel Eheurkunde - Ausstellung beantragen oder Geburtsurkunde beantragen.
Rechtsgrundlage
Zuständigkeit
- jede Behörde für Abschriften von Schriftstücken,
- die sie selbst ausgestellt hat oder
- die für ihren eigenen Gebrauch bestimmt sind
- die Gemeinde Ihres Wohnortes für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken,
- die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder
- deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden
- jeder Notar und jede Notarin
Hinweis: Adressen der Notare und Notarinnen in Deutschland finden Sie bei der Bundesnotarkammer.
Freigabevermerk
Stand: 19.07.2021
Verantwortlich: Regierungspräsidium Stuttgart